효과적인 의사소통 어조(깜짝!)가 가장 중요합니다: 효과를 위한 5가지 전략

당신은 의사소통이 당신의 신뢰성과 효율성에 매우 중요하다는 것을 알고 있지만, 지난 몇 년 동안 많은 것들과 마찬가지로 의사소통의 중요성이 높아졌고 그 성격도 바뀌었습니다. 하이브리드 및 원격 작업을 통해 거리로 인해 새로운 방식으로 의사소통하고 쓰기 및 비동기식 접근 방식에 더 중점을 두어야 할 필요성이 생깁니다.

흥미롭게도 커뮤니케이션 정신 건강에 기여, 포용성, 자신감, 유지 및 문화. 그리고 의사소통의 한 가지 요소가 두드러집니다. 바로 어조입니다. 귀하의 메시지가 어떻게 짜여지고 수신자가 어떻게 인식하는지에 따라 귀하와 그들의 성공이 크게 달라질 수 있습니다.

커뮤니케이션은 거리를 줄입니다

새로운 기회 사무실 밖에서 일하다, 원격 위치 및 원거리에서 커뮤니케이션의 영향을 강조했습니다. 의 새로운 데이터에 따르면 문법 및 해리스 설문 조사, 지식 근로자의 82%는 원격 근무가 더 나은 의사소통자가 되어야 할 필요성을 증가시킨다고 말합니다.

또한 사람들은 동료들과 연결을 유지하는 데 어려움을 겪고 있으며 직원의 45%는 하이브리드 작업으로 인해 개인적인 연결이 어려움을 겪고 있다고 말합니다. 이 경험은 세대에 따라 다르며 Z세대의 59%, 밀레니얼 세대의 48%, X 세대의 45%, 베이비 붐 세대의 28%가 같은 말을 했습니다.

근로자의 62%는 다양성과 포용성을 키우기 위해 더 나은 커뮤니케이션 기술이 필요하다고 말합니다. 이는 비효율적인 의사소통이 포용의 장벽이라고 보고하는 신경다양자로 식별되는 근로자의 75%에게 특히 해당되는 반면 신경전형 응답자의 64%만이 이에 동의합니다. 그리고 영어가 제77언어(ESL)인 사람들의 68%는 비효율적인 의사소통이 장벽이라고 보고한 반면 영어가 모국어인 사람들은 XNUMX%였습니다.

그러나 훌륭한 커뮤니케이션은 또한 긍정적인 업무 경험을 창출합니다. 근로자의 52%는 비동기식 커뮤니케이션이 업무를 더 유연하게 만든다고 말했고, 42%는 생산성이 더 높다고 보고했으며, 34%는 더 큰 포용감을 느낀다고 말했습니다. 또한 응답자의 56%가 업무 만족도를 높이고 54%가 동료와의 관계를 개선한 이유로 효과적인 의사소통을 꼽았습니다.

어조와 자신감

효과적인 의사소통에는 내용과 어조에서 공감, 모드 및 플랫폼에 이르기까지 많은 요소가 있지만 어조가 특히 중요한 것 같습니다. 실제로 지식 근로자의 53%는 커뮤니케이션 내용보다 어조가 더 중요하다고 말합니다. 그러나 71%는 다른 사람의 기분을 상하게 하는 것을 피하기 위해 올바른 단어를 선택하는 데 어려움을 겪었고 56%는 의사소통을 위한 올바른 어조를 찾는 데 확신이 없었습니다.

어조는 사람들이 얼마나 잘 협력하는지에 중요한 영향을 미칩니다. 의사소통에 긍정적인 어조가 있다면,

• 62% 더 빠르게 응답
• 57%는 향후 요청에 더 잘 응답합니다.
• 48%는 문제를 해결하거나 더 높은 품질로 작업합니다.
• 그리고 59%는 보낸 사람을 더 긍정적으로 인식합니다.

미국 내 다른 사무실에 있거나 미국 이외의 다른 사무실에 있거나 완전히 원격에 있는 사람들의 경우 이러한 비율은 각각 3%에서 11% 사이로 증가합니다.

적절한 톤 만들기

올바른 어조를 찾는 것은 섬세한 과정이며 다양한 의사소통 요소의 훌륭한 조합입니다. 균형을 맞추는 방법은 다음과 같습니다.

#1 – 비즈니스와 같지만 친근하게 대하십시오.

올바른 어조를 찾는 첫 번째 방법 중 하나는 사무적이지만 친근하게 대하는 것입니다. 문화와 역할에 따라 이 접근 방식을 연마해야 하지만 일반적으로 사람들은 콘텐츠에 바로 뛰어드는 것보다 인사말을 고맙게 생각합니다. 그리고 "잘 지내시길 바랍니다"와 같은 댓글이나 날씨나 계절에 대한 간략한 인식 비즈니스 교환을 위한 긍정적인 활주로를 제공할 수 있습니다.

간략하게 작성하고 특히 제목을 여는 첫 번째 메시지에서 이러한 전술을 사용합니다. 그러나 너무 격식을 차리지 않고 당면한 사업에 집중하고 싶을 것입니다. 최고의 의사소통을 스웨트팬츠도 입지 않고 쓰리피스 수트도 입지 않는 비즈니스 캐주얼 옷장과 비교해 보십시오. 달성해야 하는 결과에 집중하지만 긍정적인 목소리를 냅니다.

#2 – 자신감을 가지되 오만하지 않게 하라

커뮤니케이션에서 자신감과 겸손의 균형을 맞출 때 가장 효과적일 것입니다. 명확하고 관점을 가지되 적절할 때 입력을 요청하십시오. 어조로 발신자에게 자신만의 관점이 있다는 것을 알려주십시오. 하지만 모든 답을 가지고 있지는 않다는 점을 알고 있기 때문에 상대방의 관점도 소중히 여깁니다.

#3 – 간결하되 퉁명스럽지 않게

비즈니스 커뮤니케이션의 요점을 전달하고 싶지만 짧거나 무뚝뚝한 말은 피하세요. 상황을 제공하고 사람들이 귀하의 커뮤니케이션 배경을 알고 있다고 확신하지 않는 한 사람들이 알고 있다고 가정하지 마십시오. 독자를 압도하지 않고 충분한 세부 정보를 제공할 수 있도록 보내기 전에 커뮤니케이션을 편집하십시오.

또한 당신이 무엇을 요구하는지 명확하게 하십시오. 커뮤니케 초반에 요점을 파악한 다음 메시지의 후반부에 자세한 내용이나 배경 정보를 제공하는 것을 고려하십시오.

때로는 포함하지 않는 것이 포함하는 것만큼 중요하므로 말할 내용을 선택하고 콘텐츠의 가장 중요한 요소를 포함하십시오. 또한 서면 단어를 남용하지 마십시오. 서면 서신을 읽는 데 XNUMX분 이상 걸리거나, XNUMX점 이상 포함하거나, XNUMX개 이상의 발리가 필요한 경우 빠른 호출이나 구두 교환이 더 나을 수 있습니다.

#4 – 설득력이 있지만 감정적이지 않아야 합니다.

어떤 주제에 대해 열정적으로 느끼거나 화가 나거나 답답할 때 반응에 특히 주의하십시오. 당신은 상황이 맞을 때 무언가를 주장하는 데 설득력이 있기를 원할 것입니다. 방어적, 감정적 또는 화를 내지 마십시오. 당신의 어조로. 특별히 부담이 된다면 보내기를 누르기 전에 몇 시간을 기다리거나 노트를 시작하기 전에 잠들 수도 있습니다.

#5 – 진실하되 부주의하지 않게 하라

무엇보다도 커뮤니케이션에서 자신이 되고 싶을 것입니다. 동시에 커뮤니케이션 수신자에게 가장 큰 영향을 미칠 수 있는 것에 주의를 기울일 것입니다. 매우 데이터 중심적인 사람에게는 증거를 제시하고 싶거나 더 민감한 사람에게는 워밍업 라인에서 추가 문장을 보낼 수 있습니다. 그러나 배 밖으로 나가지 말고 당신이 진짜인지 확인하십시오. 귀하의 커뮤니케이션이 어떻게 수신되고 수신자가 정보를 가장 듣고 가장 잘 이해하는 방법을 고려하십시오.

기적이야

훌륭한 커뮤니케이션 관계를 구축할 수 있습니다 신뢰도를 높이지만 많은 장벽에 직면합니다. 다른 사람이 부정적으로 해석하는 단어를 사용합니다. 수신자가 잘못 읽은 톤을 의도합니다. 귀하는 응답을 미루고 동료는 귀하가 그렇게 한 이유에 대해 잘못된 가정을 합니다. 그리고 글로 의사소통을 하면 비언어적인 모든 단서와 단서가 부족합니다. 장벽에 대해 숙고할 때 우리가 의사소통을 할 수 있다는 것은 약간의 기적입니다.

그러나 의도가 도움이 됩니다. 시간을 들여 의사소통을 잘 하고, 청중을 고려하고, 다시 읽고 편집하면 이점을 얻을 수 있습니다.

또한, 당신이 의사소통의 수신자일 때 발신자에게 의심의 이점을 줄 수 있습니다. 장벽을 알면 문자 그대로의 단어 너머를 보고 긍정적인 의도에 귀를 기울일 수 있습니다.

의도는 영향과 동일하지 않습니다.

의도가 영향력과 같지 않으며 특히 서면 커뮤니케이션, 비동기식 커뮤니케이션 및 원거리 커뮤니케이션에서 그러하다는 말을 들었습니다. 그러나 관계를 구축하고 신뢰를 발전시키며 업무에서 훌륭하게 성공할 수 있도록 노력하는 것은 그만한 가치가 있습니다.